38. Dynamisk innkjøpsordning

Dette kapitlet omtaler reglene som gjelder for dynamisk innkjøpsordning (DIO), også ofte omtalt som DPS.

38.1 Innledning

Dynamisk innkjøpsordning er en fullt ut elektronisk anskaffelsesprosess. Ordningen kan benyttes for innkjøp av alle typer ytelser som er allment tilgjengelig på markedet og oppfyller oppdragsgivers krav uten spesielle tilpasninger. Dette omfatter varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider.

Prosessen har to trinn. Først må det etableres en ordning for opptak av kvalifiserte leverandører. Deretter gjennomføres konkurranse om den enkelte anskaffelse og tildeling av kontrakt.

Bestemmelsene om dynamisk innkjøpsordning er inntatt i anskaffelsesforskriften §§ 26-4 – 26-7.¹ Ordningen omtales gjerne som DPS etter den engelske forkortelsen av Dynamic Purchasing System.

38.1.1 Når passer en dynamisk innkjøpsordning?

En dynamisk innkjøpsordning passer for anskaffelser av standardiserte varer og tjenester som er lett tilgjengelige i markedet og krever liten tilpasning til oppdragsgiver. Dette kan være for eksempel kontorrekvisita, forbruksmateriell, programvare, renhold, transport, enkle bygge- og anleggsarbeider og enkelte konsulenttjenester. Dynamisk innkjøpsordning legger til rette for en effektiv gjennomføring av anskaffelsen, og egner seg særlig der evaluering av tilbudene kan foretas uten omfattende kvalitative vurderinger.

All kommunikasjon i ordningen skjer elektronisk, og prosessen kan være helt eller delvis automatisert. Ordningen er derfor lite egnet der det er behov for omfattende kravspesifikasjoner, forhandlinger eller tett dialog med leverandører.

Ordningen egner seg godt når oppdragsgiver ønsker bred konkurranse. Ordningen er åpen for opptak av nye leverandører så lenge ordningen varer, og nye leverandører kan søke om opptak når som helst. Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, tas opp. Dette gjør det enklere for små og nystartede virksomheter å delta.

Tilbudsfristen for konkurranser under ordningen er 10 dager, og det er ingen karensperiode. Dette gir mulighet for rask kontraktsinngåelse. Pris fastsettes først ved hver enkelt konkurranse, noe som gir mer dynamisk priskonkurranse, men også mindre forutsigbarhet for oppdragsgiver.

Les mer om når dynamisk innkjøpsordning er egnet

38.1.2 Inndeling i kategorier

Oppdragsgiver kan velge å dele inn ordningen i ulike kategorier. Dette kan bidra til å gjøre ordningen attraktiv for små og mellomstore bedrifter og bedre deres mulighet til å delta i ordningen.²

Hvordan kategoriene inndeles vil i hovedsak være opp til oppdragsgiver, men må gjøres på en objektiv måte.³ Ordningen kan for eksempel inndeles etter geografiske områder, størrelsen på spesifikke kontrakter, eller ytelsens egenskaper. Det kan for eksempel også skilles mellom lavpris- og kvalitetsprodukter, eller produkter med forskjellige leveringsvilkår.⁴ For tjenesteanskaffelser kan kategoriene for eksempel være ulike kompetanseområder.

38.2 Etablering og administrering av dynamisk innkjøpsordning

38.2.1 Etablering av ordningen

Ved etablering av en dynamisk innkjøpsordning skal oppdragsgiver følge reglene for begrenset anbudskonkurranse.⁵ De fleste konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) har mulighet for å etablere en slik ordning, og gir praktisk veiledning om hvordan oppdragsgiver skal gå frem ved etableringen, samt hvordan man skal gjennomføre konkurranser under ordningen.

Dersom ordningen skal kunne brukes av flere oppdragsgivere, må kunngjøringen angi de oppdragsgivere som skal kunne benytte ordningen.⁶

Oppdragsgiver skal angi ordningens varighet i kunngjøringen.⁷ Det er ingen begrensning på hvor lenge en dynamisk innkjøpsordning kan vare. Oppdragsgiver kan også forlenge ordningens varighet.⁸ At ordningen i prinsippet kan være tidsubegrenset bryter ikke med de grunnleggende prinsippene, ettersom ordningen er åpen for alle kvalifiserte leverandører i hele løpetiden.

Oppdragsgiver må også angi i kunngjøringen hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder for opptak til ordningen.⁹

Oppdragsgiver skal videre angi hvilke tildelingskriterier som gjelder ved tildeling av den enkelte anskaffelse i kunngjøringen. Hvis ordningen er inndelt i kategorier, skal tildelingskriteriene per kategori oppgis. Tildelingskriteriene kan presiseres nærmere i anskaffelsene under ordningen.^{10 11}

Oppdragsgiver skal angi hvilke ytelser og den anslåtte mengden oppdragsgiver planlegger å anskaffe i konkurransegrunnlaget.¹² Mengdeanslaget vil ikke være bindende, men oppdragsgiver må foreta en forsvarlig vurdering.¹³ Hvor spesifikke og utfyllende opplysninger oppdragsgiver må gi om ytelsene, må sees i sammenheng med blant annet verdien av ordningen, og interesserte leverandørers behov for opplysninger for å vurdere om de skal søke om opptak i ordningen.¹⁴

Dersom oppdragsgiver velger å inndele ordningen i kategorier, skal dette fremgå av konkurransegrunnlaget. Det skal også angis hvilke egenskaper som definerer kategoriene, og hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder hver enkelt kategori.¹⁵

Andre opplysninger som er av betydning for leverandørene skal også inntas i konkurransegrunnlaget.¹⁶ Dette vil typisk være hvordan ordningen fungerer, hvilke verktøy som skal brukes for anskaffelsene, tekniske opplysninger og spesifikasjoner for tilkobling. Dersom oppdragsgiver bruker et KGV-system med løsning for dynamiske innkjøpsordninger, kan oppdragsgiver, for eksempel, vise til brukerhåndbøker eller tekniske løsninger i KGV.

Det fremgår ikke av forskriften om oppdragsgiver også må opplyse om kontraktsvilkår for den enkelte anskaffelsen. Siden innkjøpene vil kunne være varierte og ordningen i praksis kan vare ubegrenset, bør det ikke i alminnelighet stilles krav til at kontraktsvilkårene i sin helhet må inntas. Eventuelle særlige kontraktsvilkår som har stor betydning, også for potensielle leverandørers interesse, bør etter DFØs syn likevel inntas.¹⁷

Oppdragsgiver skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget under hele ordningens varighet.¹⁸

38.2.2 Opptak til en dynamisk innkjøpsordning

En dynamisk innkjøpsordning er åpen for opptak i hele ordningens varighet, og oppdragsgiver kan ikke begrense antall leverandører som kan tas opp i ordningen. Oppdragsgiver skal ta opp alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene.¹⁹ Se nærmere om kvalifikasjonskravene i punkt 38.2.3 nedenfor.

Oppdragsgiver kan ikke kreve gebyr fra leverandørene for å søke om opptak eller delta i ordningen.²⁰

Ved etablering av en dynamisk innkjøpsordning, skal fristen for å søke om opptak til ordningen være minst 30 dager regnet fra dagen kunngjøring av konkurransen er sendt.²¹

Når den dynamiske innkjøpsordningen først er etablert gjelder det ikke noen frist for leverandørene for å søke om opptak.²²

Søknader om opptak i en dynamisk innkjøpsordning i ordningens varighet skal som hovedregel behandles innen 10 virkedager etter mottak av søknaden.²³ Denne fristen kan forlenges til 15 dager i særlig begrunnede tilfeller, eksempelvis fordi oppdragsgiver må be om supplerende dokumentasjon.

Oppdragsgiver kan i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget fastsette en lengre frist for å behandle søknader som mottas før den første invitasjon til å gi tilbud sendes ut.²⁴ Det kan være hensiktsmessig for eksempel dersom man forventer stor pågang ved etableringen.²⁵ Dersom oppdragsgiver står overfor mange søknader, bør oppdragsgiver uansett ha mulighet til å oversitte fristene så lenge det ikke sendes ut invitasjon til å inngi tilbud før alle innkomne søknader er behandlet.²⁶

Alle søknader om opptak som er mottatt innen fristen fastsatt i kunngjøringen om etablering av innkjøpsordningen må være vurdert og ferdigbehandlet før oppdragsgiver kan sende invitasjon for å gi tilbud på den første anskaffelsen under innkjøpsordningen.²⁷

Oppdragsgiver har derimot ingen plikt til å vente med å sende første invitasjon til å gi tilbud til etter at søknader som har kommet inn etter fristen er vurdert.

Så lenge innkjøpsordningen varer må oppdragsgiver gi leverandører mulighet til å søke om opptak i ordningen. Dette innebærer at oppdragsgiver må gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransedokumentene under hele ordningens varighet.

Etter at ordningen er etablert må oppdragsgiver legge til rette for kontinuerlig mottak og vurdering av søknader om opptak i ordningen. Oppdragsgiver står fritt til hvordan dette skal organiseres, og kan eksempelvis beslutte å gå gjennom søknader periodevis, for eksempel en gang i uken, så lenge fristene overholdes.²⁸

Oppdragsgiver skal snarest mulig informere leverandørene om de er tatt opp i ordningen, og hvilke kategorier leverandøren eventuelt er tatt opp i.²⁹

Dersom en leverandør blir avvist fra å delta i innkjøpsordningen, skal oppdragsgiver snarest mulig gi en skriftlig meddelelse om avvisningen med en kort begrunnelse.³⁰ Begrunnelsen skal være tilstrekkelig til at leverandøren skal kunne avgjøre om beslutningen skal påklages.³¹

Oppdragsgiver har ingen plikt til å informere leverandører som allerede er tatt opp i ordningen om nye leverandører som er tatt opp i ordningen.

En leverandør som ikke har blitt tatt opp i ordningen eller som blir utelukket fra ordningen fordi kvalifikasjonskravene ikke lenger oppfylles eller det foreligger avvisningsgrunner, kan søke om opptak på nytt.³²

38.2.3 Kvalifikasjonskrav for å delta i ordningen

Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, skal tas opp i ordningen. Oppdragsgiver skal altså angi kvalifikasjonskrav for å delta i ordningen. Kvalifikasjonskravene må oppfylle kravene i forskriftens kapittel 16.

Dersom oppdragsgiver velger å inndele ordningen i kategorier, skal oppdragsgiver sette kvalifikasjonskrav til hver kategori.³³ Dersom kategoriene for eksempel er inndelt etter geografisk plassering, bør det likevel kunne stilles samme kvalifikasjonskrav for de ulike kategoriene.

Kvalifikasjonskravene må som ellers være forholdsmessige og relevante for eventuelle kategorier og ordningen som helhet.³⁴ Siden oppdragsgiver ikke kan begrense antall leverandører som tas opp i ordningen, fastsette nye kvalifikasjonskrav eller gå inn i forhandlinger med leverandørene, bør oppdragsgiver være bevisst på hvilke kvalifikasjonskrav som stilles for de ulike kategoriene.

Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst tidspunkt kreve at leverandører som er tatt opp i ordningen leverer en oppdatert egenerklæring (ESPD) innen fem virkedager.³⁵ Det kan særlig være behov for dette når ordningen er av lengre varighet.³⁶ Hvis leverandøren ikke lenger oppfyller kvalifikasjonskravene, skal leverandøren utelukkes fra ordningen.³⁷

Ved vurderingen av om kvalifikasjonskravene er oppfylt, gjelder de samme regler som ellers. Oppdragsgiver skal normalt legge til grunn det utfylte ESPD-skjema som foreløpig dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og ikke er omfattet av noen avvisningsgrunner. Det er først ved en eventuell senere tildeling av kontrakt at oppdragsgiver må innhente dokumentasjonsbevis.³⁸

38.2.4 Oppdragsgivers mulighet til å endre og avslutte ordningen

Dersom oppdragsgiver ønsker å endre ordningens varighet, må oppdragsgiver kunngjøre dette ved å benytte skjema for endringer i en kontrakt.³⁹ Endring av ordningens varighet innebærer ikke etablering av en ny ordning, og leverandører som er tatt opp i ordningen trenger ikke å søke om opptak på nytt.

Dersom oppdragsgiver eksempelvis ønsker å legge til en kategori, må dette antagelig kunngjøres som en ny, separat dynamisk innkjøpsordning, jf. de grunnleggende prinsippene om forutberegnelighet og likebehandling.

En oppdragsgiver kan ikke slutte seg til en eksisterende ordning med mindre det fremgår av kunngjøringen om etablering av ordningen at vedkommende oppdragsgiver kan slutte seg til på et senere tidspunkt.⁴⁰

Dersom oppdragsgiver beslutteravslutning av ordningen, må oppdragsgiver kunngjøre dette ved å benytte skjemaet for kunngjøring av kontraktsinngåelse.⁴¹

38.3 Gjennomføring av anskaffelser i en dynamisk innkjøpsordning

38.3.1 Invitasjon til å inngi bud

Når oppdragsgiver ønsker å benytte en dynamisk innkjøpsordning til en konkret anskaffelse, må oppdragsgiver sende en invitasjon til å gi tilbud til alle leverandører som er tatt opp i ordningen.⁴² Konkurransen om den enkelte anskaffelse under ordningen skal altså ikke kunngjøres.

Dersom ordningen er delt inn i ulike kategorier, skal bare de leverandørene som er kvalifisert i den aktuelle kategorien inviteres til å inngi tilbud.⁴³

Oppdragsgiver må i invitasjonen angi hvilke tildelingskriterier som skal brukes for anskaffelsen. Oppdragsgiver kan presisere tildelingskriteriene som var angitt i kunngjøringen, men kan ikke gjøre endringer som er i strid med de grunnleggende prinsippene.⁴⁴

Invitasjonen skal oppfylle kravene i anskaffelsesforskriften § 23-2.⁴⁵

38.3.2 Gjennomføring av konkurransen

Konkurransen skal følge reglene for begrenset anbudskonkurranse. Oppdragsgiver kan kreve at leverandørene gir tilbud i form av elektronisk katalog, eller avholde en elektronisk auksjon.⁴⁶

Oppdragsgiver skal gjennomføre ordningen som en fullt ut elektronisk prosess. All kommunikasjon skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler.⁴⁷ Dette innebærer at det ikke er anledning til muntlig kommunikasjon til å intervjue eller til å forhandle med leverandørene. ^{48 49}

KOFA-sak 2023/1120

KOFA sak 2023/1120 belyser problemstillingen om muntlig dialog i en dynamisk innkjøpsordning for å bekrefte at tilbudt(e) konsulent(er) er egnet. Spørsmålet er om en slik fremgangsmåte er forenlig med anskaffelsesregelverket.

Saken gjaldt Mattilsynets kunngjøring av en dynamisk innkjøpsordning for innleie av konsulenter til utvikling og forvaltning av oppdragsgivers tilsynsordninger. Mattilsynet la opp til en foreløpig vurdering av tilbudte konsulent før tildeling, og deretter en endelig verifisering gjennom en muntlig «vurderingssamtale» før kontrakt signeres for «å kvalitetssikre at konsulenten har den erfaringen og kunnskapen som er oppgitt i tilbudet».

KOFA uttalte, i avsnitt 35, at det ikke er klart definert i forskriften eller i direktivet hva som ligger i kravet om en «fullt ut elektronisk prosess». Ordlyden sier ikke noe eksplisitt om prosessen inkluderer kontraktsinngåelsen eller ender ved tildeling av kontrakten. Nemnda mente, med henvisning til direktivets fortale premiss 52, at reglene om elektronisk kommunikasjon i utgangspunktet ikke gjelder etter at tildelingsbeslutningen er truffet.

KOFA viste, i avsnitt 42, til at verifisering av om kravene er oppfylt skal skje før tildeling av kontrakt, jf. anskaffelsesdirektivets artikkel 56 nr. 1. Dersom oppdragsgiver legger opp til verifisering ved muntlig dialog etter tildeling, vil det være i strid med kravet i forskriften § 26-4 tredje ledd om å gjennomføre den dynamiske innkjøpsordning «som en fullt ut elektronisk prosess».

KOFA-sak 2023/1120

Selv om anskaffelsen skal følge reglene for begrenset anbudskonkurranse, kan ikke oppdragsgiver foreta utvelgelse av leverandørene, også kalt nedvalg.⁵⁰

Fristen for å levere tilbud skal være minst 10 dager fra dagen etter at invitasjonen ble sendt.⁵¹ Ikke-statlige oppdragsgivere kan fastsette en kortere frist i samarbeid med leverandørene som er tatt opp i ordningen etter forskriften § 20-3 tredje ledd.

KOFA-sak 2023/365

Saken gjaldt en dynamisk innkjøpsordning for å anskaffe ulike konsulent- og rådgivningstjenester. Oppdragsgiver ønsket å inngå parallelle rammeavtaler under ordningen på inntil 4 år, uten at dette var uttrykkelig spesifisert i kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene.

KOFA mente hverken direktiv 2014/24/EU eller anskaffelsesforskriften uttrykkelig avgrenser mot å inngå rammeavtaler under en dynamisk innkjøpsordning, men viste til at innkjøpsformene i utgangspunktet er ment å være alternative.

KOFA uttalte at en slik ordning vil kunne stå i et spenningsforhold til prinsippene om forutberegnelighet, likebehandling og forholdsmessighet. Siden det ikke var klart angitt av oppdragsgiver at man ønsket å inngå rammeavtaler under ordningen, innebar dette et brudd på forutberegnelighetsprinsippet.

KOFA-sak 2023/365

Selv om KOFA ikke utelukker bruk av dynamiske innkjøpsordninger for tildeling av rammeavtaler, anbefaler DFØ at oppdragsgiver ikke blander kontraktsformene. Å inngå langvarige og eksklusive rammeavtaler motvirker den dynamikk og åpenhet som en dynamisk innkjøpsordning er ment å ivareta.

38.3.3 Evaluering og kontraktsinngåelse

Tilbudene skal vurderes på grunnlag av tildelingskriteriene fastsatt i kunngjøringen av innkjøpsordningen eller for de ulike kategorier, eventuelt slik presisert i invitasjonen for den konkrete anskaffelsen.

Førtildeling av kontrakt skal oppdragsgiver kreve at valgte leverandør leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis som viser at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og ikke er omfattet av avvisningsgrunner.⁵²

Alle berørte tilbydere skal varsles om tildelingen samtidig og skriftlig. Oppdragsgiver skal gi en begrunnelse for valget.⁵³ Når oppdragsgiver tildeler kontrakt under en dynamisk innkjøpsordning, gjelder det ikke noe krav om karensperiode.⁵⁴ Oppdragsgiver kan imidlertid velge å overholde en frivillig karensperiode.

Oppdragsgiver skal kunngjøre inngått kontrakt snarest og senest 30 dager etter at kontrakt ble inngått ved å benytte skjemaet for kunngjøring av kontraktsinngåelse.⁵⁵

Fotnoter