21. Merkeordninger

Dette kapittelet inneholder veiledning om hva en merkeordning er, hvordan det kan stilles krav om merkeordninger etter anskaffelsesregelverket, hvilke krav som merkeordningen må oppfylle, samt hvilken dokumentasjon som oppdragsgiver må akseptere.

21.1 Innledning – hva er en merkeordning?

Oppdragsgiver har mulighet til å kreve bestemte merkeordninger som dokumentasjon på at varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider har bestemte miljømessige, sosiale eller andre egenskaper.¹

En merkeordning er definert som dokumenter, sertifikater eller attester som bekrefter at varene, tjenestene, bygge- og anleggsarbeidene, prosessene eller prosedyrene oppfyller etterspurte merkekrav. En merkeordning inneholder et sett med på forhånd definerte underliggende merkekrav, som er de kravene som de aktuelle bygge- og anleggsarbeidene, produktene, tjenestene, prosessene eller framgangsmåtene skal oppfylle for å oppnå det aktuelle merket.

For mer informasjon om bruk av merkeordninger i praksis, se DFØs veileder.

I DFØs kriterieveiviser - veileder til bærekraftige krav- og kriterierer det eksempler på krav og tildelingskriterier som kan benyttes når oppdragsgiver vil etterspørre merkeordninger, herunder veiledning på hvordan de kan benyttes til å dokumentere miljøprestasjon innenfor eksempelvis kategoriene møbler, økologiske varer og IKT-utstyr.

21.2 Hvordan kan det stilles krav om merkeordning?

21.2.1 Innledning

Krav til en bestemt merkeordning kan benyttes i flere trinn av en anskaffelse. Oppdragsgiver kan stille krav til merkeordning som dokumentasjon for leveransens egenskaper i kravspesifikasjonen, tildelingskriteriene eller kontraktsvilkårene.

De generelle prinsippene i anskaffelsesloven § 4 og reglene som gjelder for utforming av kravspesifikasjoner, tildelingskriterier og kontraktsvilkår vil gjelde når det stilles krav eller kriterier om merkeordninger.²

Oppdragsgiver kan stille krav om at ytelsen har et bestemt merke eller kreve det som dokumentasjon på at bestemte egenskaper er oppfylt, forutsatt at vilkårene i § 15-3 første ledd bokstav a til e er oppfylt.³ Det er da ikke nødvendig for oppdragsgiver å liste opp alle de underliggende kravene i konkurransegrunnlaget.

Det er organisasjonen som utsteder merket som skal kontrollere om varen, tjenesten eller bygge- og anleggsarbeidene overholder kravene som følger av merkeordningen. Dette forenkler arbeidet med dokumentasjon for både leverandør og oppdragsgiver. Se for øvrig punkt 21.2.5 om alternativ bruk av merkekrav.

21.2.2 I kravspesifikasjonen

Dersom oppdragsgiver stiller krav til merkeordninger i kravspesifikasjonen, må samtlige leverandører tilby en leveranse med merkeordning. Oppdragsgiver kan da kreve at ytelsen er merket med en bestemt merkeordning. Kravet kan gjelde hele leveransen eller deler av den, for eksempel et utvalg av produktene som leveres.

Hvis deler av leveransen som tilbys ikke er merket i henhold til oppdragsgivers krav, må oppdragsgiver vurdere om det foreligger avvik som medfører at tilbudet kan eller skal avvises.⁴

Det følger av anskaffelsesforskriften § 15-3 andre ledd at oppdragsgiver skal godta andre merkeordninger enn den eller de ordningene som oppdragsgiver har spesifisert i anskaffelsesdokumentene dersom merkeordningene i den tilbudte leveransen oppfyller tilsvarende merkekrav. I visse situasjoner må oppdragsgiver også godta annen dokumentasjon for at merkekravene er oppfylt, se nærmere om annen dokumentasjon i punkt 21.4 nedenfor.

21.2.3 Som tildelingskriterium

Merkeordninger kan brukes som et tildelingskriterium eller som del av et tildelingskriterium. Her kan oppdragsgiver premiere tilbud med merkeordning. Et tilbud med produkter som ikke har merkeordning står da ikke i fare for å bli avvist, men vil heller kunne få lavere uttelling ved evalueringen av tildelingskriteriet.

21.2.4 Som kontraktsvilkår

Oppdragsgiver kan stille krav om merkeordninger også i kontraktsvilkårene. Ved et slikt krav plikter leverandøren å oppfylle kravet til merkeordning ved inngåelsen av kontrakten eller på nærmere bestemt tidspunkt senere i kontraktsperioden, avhengig av hva oppdragsgiver krever.

21.2.5 Alternativ bruk av merkekrav

Et alternativ til å kreve merkeordning kan være å ta utgangspunkt i enkelte av de underliggende merkekravene for å utforme konkrete kravspesifikasjonskrav og tildelingskriterier. Kravene og kriteriene kan utformes som selvstendige krav og kriterier, eller oppdragsgiver kan henvise til konkrete underliggende krav i en merkeordning. Oppdragsgiver kan åpne opp for at leverandørene kan dokumentere oppfyllelse både ved merkeordning og annen form for dokumentasjon, slik som egenproduserte testrapporter, teknisk dokumentasjon, egenerklæringer eller samsvarserklæringer. Slik kan også leverandører som ikke tilbyr ytelser med merkeordning levere tilbud.

Eksempler til bruk av krav og kriterier om merkeordning

• Ved anskaffelse av varer hvor merkeordning er forholdsvis vanlig (for eksempel for renholdsprodukter), kan det angis i kravspesifikasjonen at samtlige produkter skal være sertifisert i henhold til én eller flere alternative merkeordninger.
• Ved en anskaffelse av et større antall varelinjer (for eksempel forbruksmateriell) kan merkeordning av den enkelte varelinjen gi uttelling ved evalueringen av et tildelingskriterium. Det kan i den forbindelse gis større uttelling for varelinjer med høyt forventet volum, enn for varelinjer med et lavere forventet volum.

For flere eksempler og veiledning, se DFØs veiledning om merkeordninger

21.3 Krav som merkeordningen må oppfylle

21.3.1 Innledning

Oppdragsgiver kan i henhold til § 15-3 første ledd kun oppstille krav om bestemte merkeordninger dersom samtlige av de fem følgende vilkårene er oppfylt:

• Alle merkekravene har tilknytning til leveransen og er egnet til å beskrive leveransen oppdragsgiver skal anskaffe. Se egen omtale i punkt 21.3.2.
• Merkekravene er basert på etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier. Det betyr at leverandørene må ha lik adgang til å oppnå merkeordningen. Det kan for eksempel ikke stilles som krav at leverandøren må være medlem av en bestemt bransjeorganisasjon for at sertifisering skal oppnås.
• Merkeordningen er utviklet i en åpen og gjennomsiktig prosedyre hvor alle relevante interessenter kan delta. Det siste vil for eksempel kunne være oppdragsgiversiden, leverandørsiden og andre aktuelle aktører.
• Merkeordningen er tilgjengelig for alle interesserte parter. De underliggende merkekravene må kunne gjøres tilgjengelig for alle leverandørene. Kravet vil være oppfylt dersom kravene under merkeordningen er tilgjengelig på internett, eller dersom de gjøres tilgjengelig etter forespørsel.
• Merkekravene er fastsatt av en tredjepart som leverandøren som søker om merkeordningen, ikke utøver bestemmende innflytelse over. Det er presisert i fortalen til anskaffelsesdirektivet⁵ at dette også kan være nasjonale eller statlige institusjoner eller organisasjoner.

Oppdragsgiver må selv vurdere om de ovennevnte fem vilkårene er oppfylt.

21.3.2 Særlig om krav om tilknytning og egnethet

Kravet om tilknytning og egnethet etter § 15-3 første ledd bokstav a må vurderes konkret i forbindelse med den aktuelle anskaffelsen og den eller de aktuelle merkeordningen(e) som oppdragsgiver vurderer å stille krav om.⁶

Kravet om tilknytning etter bokstav a innebærer at også de underliggende merkekravene i merkeordningen må relatere seg til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som kontrakten gjelder.⁷ Det kan omfatte alle sider av leveransens livssyklus. Merkekravene kan omfatte faktorer som inngår i produksjonsprosessen, leveringen av eller handelen, eller en annen prosess i livssyklusen, også der slike faktorer ikke påvirker varenes, tjenestenes eller bygge- og anleggsarbeidenes egenskaper.

Henvisningen til livssyklus innebærer for eksempel at det er tillatt at merkeordningen stiller krav til emballasje, frakt eller gjenvinnings- og innsamlingsmetoder, selv om det ikke påvirker en vares egenskaper direkte. EU-domstolens sak C-368/10 Max Havelaar illustrerer domstolens vurdering av underliggende merkekrav. I saken konkluderte domstolen med at et tildelingskriterium som belønnet at kaffe, te og sukker var merket med den sosiale merkeordningen for rettferdig handel «Max Havelaar» hadde tilknytning til leveransen. Domstolen kom til konklusjonen etter å ha gått inn i de «bagvedliggende kriterier» for merkene. Ifølge domstolen kunne tildelingskriterier basert på sosiale hensyn ikke bare gjelde «brugerne eller modtagerne af de […] inkøb […], der er omfattet af kontrakten», men også «andre personer».⁸

Det er likevel ikke adgang til å vektlegge generelle sider ved leverandøren, for eksempel leverandørens overordnede innkjøpspolicy eller en virksomhets «generelle politikk», som f.eks. de som dyrker kaffen.⁹

Flere anerkjente merkeordninger oppfyller vilkårene i § 15-3 første ledd bokstav b til e. Det kan for eksempel være merkeordninger med sertifisering i henhold til ISO-standarder om miljømerker og deklarasjoner, som ISO 14024. Det gjør også merkeordninger som Svanemerket, EU Ecolabel (EU-blomsten) eller Fairtrade-merket med flere. Flere merkeordninger vil også kunne oppfylle det første vilkåret om tilknytning til leveransen og egnethet, men her må oppdragsgiver foreta en konkret vurdering av kravet til tilknytning og egnethet.

Dersom oppdragsgiver finner at en bestemt merkeordning kun oppfyller de siste fire kravene i listen over, altså alle utenom kravet til tilknytning og egnethet, kan oppdragiver henvise til de bestemte merkekravene i merkeordningen som oppfyller tilknytnings- og egnethetskravet.¹⁰ Merkeordningen kan da brukes til å dokumentere at de utvalgte merkekravene er oppfylt, men oppdragsgiver må også åpne for å akseptere annen form for dokumentasjon.

21.4 Annen dokumentasjon som oppdragsgiver må godta

21.4.1 Innledning

Dersom oppdragsgiver har stilt krav om en bestemt merkeordning, må oppdragsgiver også akseptere andre merkeordninger med tilsvarende merkekrav eller, på visse vilkår, annen dokumentasjon enn den eller de som det opprinnelig ble stilt krav om.¹¹

21.4.2 Godkjennelse av andre merkeordninger

Oppdragsgiver har plikt til å godta andre merkeordninger som bekrefter at leveransen oppfyller tilsvarende merkekrav.¹² Formålet er at leverandører som har sertifisert seg etter én merkeordning skal slippe å måtte bruke ressurser på å også sertifisere seg etter en annen ordning, dersom disse i hovedsak er like.

Hva som skal anses som «tilsvarende merkekrav» er fortsatt ikke avklart i rettspraksis. Det antas at bestemmelsen gir en viss fleksibilitet, slik at det er tilstrekkelig at merkekravene i all hovedsak er tilsvarende. I motsatt tilfelle ville bestemmelsen om annen dokumentasjon vært lite praktisk og av mer teoretisk karakter. Det kan for eksempel være andre merkeordninger som oppfyller den samme standarden som den etterspurte merkeordningen, for eksempel standarden ISO 14024. Oppdragsgiver kan også gi eksempler på hva som anses som tilsvarende i konkurransegrunnlaget.

Det må være tale om en annen merkeordning. Det betyr at de fem vilkårene i § 15-3 første ledd bokstav a–e også må være oppfylt også for den alternative merkeordningen og for dokumentasjonen som leverandøren tilbyr, for eksempel at merkekravene er fastsatt av en uavhengig tredjepart. Det er altså ikke tilstrekkelig med en ren egenerklæring fra leverandøren.

21.4.3 Godkjennelse av annen dokumentasjon

Oppdragsgiver skal godta «annen dokumentasjon» på at kravene i merkeordningen er oppfylt dersom leverandøren ikke har mulighet til å delta i merkeordningen eller en tilsvarende merkeordning innen tilbudsfristen.¹³ Der kravet til merkeordning er inntatt som et kontraktsvilkår kan det alternativt vises til en annen frist fastsatt av oppdragsgiver. Forholdet kan ikke skyldes leverandøren selv. Det kan være aktuelt, blant annet, i tilfeller der tilbudsfristen er kortere enn den tiden det tar å sertifiseres under merkeordningen. I så fall skal oppdragsgiver godta annen dokumentasjon, som for eksempel teknisk dokumentasjon fra produsenten.

KOFA har i sak 2018/109 uttalt at samsvarserklæringer «etter sitt innhold kan være egnet som «annen dokumentasjon» for at merkekravene er oppfylt». Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av møbler til en skole. Tildelingskriteriet «miljø» skulle dokumenteres ved miljømerking. Klager hadde for flere av produktene levert erklæringer fra to virksomheter som ikke selv utstedte miljømerker. Selv om klagenemnda uttalte at samsvarserklæringer kan være egnet som annen dokumentasjon, ble de i denne saken likevel underkjent. KOFA begrunnet det med at erklæringene ikke ga noen begrunnelse for at miljøkravene var oppfylt, og heller ikke inneholdt teknisk dokumentasjon fra produsenten eller annen informasjon om hva som lå til grunn for vurderingen.¹⁴

Det er ikke formkrav til slik annen dokumentasjon, men dokumentasjonen må være praktisk mulig for oppdragsgiver å gjennomgå uten uforholdsmessig stor ressursbruk. Det er leverandøren som har bevisbyrden for at slik annen dokumentasjon oppfyller de fastsatte kravene under den angitte merkeordningen.

Fotnoter